校友工作办公室（教育发展基金会）
档案管理规章制度
为加强汉江师范学院校友工作办公室（教育发展基金会）档案管理工作,提高档案管理水平，有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《基金会管理条例》等法律法规，结合本部门实际，制定本制度。
一、档案管理体制和工作任务
本部门档案主要分为党建、校友工作、教育发展基金三大方面。办公室主任为本部门的档案工作第一责任人，齐鑫同志负责党建类档案的收集和整理；校友工作、教育发展基金类档案收集、整理的责任人分别是相关科室负责人，负责办公档案的归纳和保管。
归档范围
（一）党建类
1.支部工作计划、总结；
2.支部主题党日、政治理论学习、民主生活会、组织生活会、意识形态、党风廉政建设等各类会议文件、会议记录及纪要；
3.支部重要报告、请示及批复等文件。
（二）校友工作类
1.校友办工作规章制度；
2.年度计划、总结；
3.日常工作中的请示、报告、批复、函件；
4.校友会及校友联络工作有关材料；
5.校友录编印有关材料；
6.工作会议记录、纪要、大事记；
7.工作中形成的各种声像材料和实物等其他重要文件材料。
（三）教育发展基金类
1.教育发展基金会章程、制度及管理办法；
2.年度计划、总结；
3.工作会议记录、纪要、大事记；
4.基金会日常工作中的请示、报告、批复、函件；
5.会计凭证的整理立卷和编号，包括：原始凭证、记账凭证及其他会计凭证等；
6.会计账簿类的装订和编号，包括：总账、明细账、日记账及相关辅助账等；
7.财务会计报告类的编制和归档，包括：月、季、年度会计报表、年度工作报告、审计报告及财务情况汇报等；
8.其他会计资料类，包括：银行存款余额表、银行对账单、纳税申报表、会计档案保管清册、销毁清册、固定资产盘点表及财务电子数据资料等。
三、档案的归档、移交和接收工作
1.按照科室负责人负责档案收集、整理的要求，年终前各科室负责人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录。（教育基金会财务部应严格按照上述归类方法将会计档案整理立卷，并编制《会计档案保管清册》，由会计档案管理人员负责登记）。
2.档案保管人员调动时，应办理交接手续，并编制《档案移交清单》，逐一点交案卷，接管人员逐一接收，接收双方需签字。
3.科室负责人负责本部门档案的管理，并确保档案资料的完整、真实、安全。
汉江师范学院校友工作办公室
（教育发展基金会）
2018年12月20日
